Un Guide Pour La Gestion des Stocks des Petites Entreprises

11 mars 2024

Découvrez tout ce que vous devez savoir sur :

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?
Conseils pour la gestion des stocks des petites entreprises
Méthodes de gestion des stocks
Logiciel de gestion des stocks

La gestion des stocks est essentielle pour optimiser les résultats de votre entreprise. Après tout, une grande partie de votre capital sera probablement consacrée aux stocks, il est donc essentiel de les gérer au mieux.

Bien faire les choses vous aidera à réduire le gaspillage et à répondre à la demande des clients. Ainsi, vous éviterez de rater des ventes parce que vous n’avez plus de stock, ou jeter des aliments invendus à la poubelle parce qu’ils sont périmés.

Pendant la période des fêtes, les messages de rupture de stock ont augmenté de 253 %¹. Et si une partie de cette situation est due aux limites de l’offre, de mauvaises prévisions et une mauvaise gestion des stocks peuvent également avoir un impact significatif. Cela peut donner aux clients une mauvaise impression de votre entreprise et les dissuader de passer commande à l’avenir.

Que vous travailliez dans le commerce de détail, dans la restauration ou que vous possédiez un salon de beauté, vous avez tout à gagner à revoir la façon dont vous gérez vos stocks. Trouvez toutes les informations sur la gestion des stocks pour les petites entreprises grâce à notre guide complet et à nos conseils utiles – qui vous aideront à rester organisé

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est le processus que vous utilisez pour assurer le suivi du stock, qu’il s’agisse de produits, d’équipements, d’ingrédients ou de retours.

Vous devez suivre l’évolution de la situation depuis le moment où le stock arrive dans votre entrepôt ou votre arrière-boutique jusqu’au moment où il est vendu, ainsi que lorsque vous passez des commandes et réapprovisionnez le stock.

Voici quelques exemples du genre de choses que votre entreprise peut avoir besoin de suivre.

Bars et Restaurants

Stock de produits alimentaires et de boissons, y compris les matières premières
Bon de commande
Stock de sécurité

Vente au détail

Articles prêts à être vendus
Les retours, triés selon ce qui peut être revendu et ce qui est endommagé.
Articles à vendre en ligne ou en magasin
Matières premières
Les marchandises en transit qui sont en route vers le client

Beauté et Santé

Produits en vente
Produits utilisés pour les traitements des clients
Les retours, triés selon ce qui peut être revendu et ce qui est endommagé

Salles de sport et centres de loisirs

Toute nourriture vendue, par exemple des poudres protéinées et des snacks
Équipement – suivi de ce qui doit être remplacé ou mis à niveau (biens « MRO » – Maintenance, Repair and Operations)
Chaîne d’approvisionnement

Conseils pour la gestion des stocks des petites entreprises

Assurez-vous que votre stock est aussi organisé que possible en mettant en œuvre ces suggestions :

Étiquettez et organisez clairement tous les produits dès le départ – Assurez-vous que vous ne mettez pas accidentellement ensemble des articles similaires mais différents. Assurez-vous que les étiquettes sont claires et faciles à lire.
Prévoyez une zone séparée pour les produits retournés – Effectuez un contrôle de qualité avant de les trier pour les remettre dans le stock prêt à être vendu. Il ne faudrait pas se retrouver à vendre des produits de qualité inférieure.
Fixez des contrôles réguliers des stocks et soyez stricts à leur égard – Il est tentant de se fier aux données que vous avez sous les yeux, qu’elles soient automatisées ou saisies manuellement, mais vous devez vous assurer qu’elles sont exactes.
Toujours prévoir les situations d’urgence – Prévoyez un budget pour les stocks de dernière minute et dressez une liste des fournisseurs qui peuvent vous dépanner dans l’urgence. Cela sera crucial en période de forte activité.
Soyez cohérent dans tous les processus – Cela va de la manière dont vous recevez et organisez le stock jusqu’au suivi des ventes. Cela réduit le risque de commettre des erreurs.
Triez les marchandises en fonction de leur mode de vente – Prévoyez une zone distincte pour les articles destinés à être vendus en ligne et ceux destinés à être vendus en magasin. Vous pouvez également les regrouper par valeur ou par priorité, par exemple les lunettes de soleil peuvent être une vente prioritaire pendant les mois d’été.
Suivez les arrivages de vos fournisseurs – Cela vous évitera de commander accidentellement un stock trop important. Si vous avez un stock important, il peut être intéressant d’engager un contrôleur des stocks.
Retirez les articles qui ne se vendent pas – Recherchez les articles qui ne se sont pas vendus au cours des six derniers mois et arrêtez de les réapprovisionner. Si vous avez de grandes quantités, vous pouvez organiser une vente ou un rabais saisonnier pour aider à écouler une partie des stocks restants.
Digitalisez vos prévisions – Un système de gestion des stocks en ligne peut vous aider à affiner vos prévisions. Vous obtiendrez ainsi les historiques de ventes, les prévisions de croissance et les perspectives du marché, autant d’éléments qui alimenteront vos calculs de prévisions de ventes.

Vous disposerez ainsi d’un espace beaucoup mieux organisé, et les données recueillies vous permettront de vous assurer qu’aucun article n’est gaspillé et de savoir quels produits, menus ou services sont les plus populaires.

Méthodes de gestion des stocks

Il existe un certain nombre de méthodes que vous pouvez utiliser. Vous pouvez expérimenter ce qui vous convient le mieux, en commençant par des essais à plus petite échelle.

Voici plusieurs conseils et méthodes de gestion des stocks qui peuvent être utilisés dans la plupart des secteurs d’activité.

Premier entré, premier sorti (FIFO – First In, First Out)

Il s’agit d’une méthode de gestion des stocks simple mais populaire La technique FIFO est particulièrement adaptée aux denrées périssables. Grâce à cette technique, vous vous assurez que votre stock le plus ancien est vendu avant tout nouveau stock.

Bien que vous ayez besoin d’un entrepôt, d’une salle de stockage ou d’un autre espace dédié bien organisé pour y parvenir, cela permet de s’assurer que le moins de choses possibles soient gâchées ou jetées à la poubelle. La meilleure façon d’organiser votre stock en utilisant la technique FIFO est d’ajouter les nouveaux produits à l’arrière de votre stock actuel, plutôt qu’à l’avant. De cette façon, vous cherchez et vendez toujours les articles dont la durée de vie est la plus courte.

Niveaux de stocks standard

Il s’agit de déterminer la quantité standard que vous devriez avoir pour chaque produit en fonction de la demande des clients.

Veillez à suivre le niveau de vos stocks et à en commander davantage avant de descendre en dessous de ce chiffre.
Il n’est pas nécessaire de passer une grosse commande à chaque fois, mais juste assez pour être sûr de pouvoir répondre à la demande – et éviter de passer à côté de ventes potentielles.

Les niveaux standard peuvent prendre un certain temps à comprendre et à rechercher, de sorte que ce n’est peut-être pas la meilleure méthode de gestion des stocks pour les nouvelles entreprises. Vous pouvez également constater que tout dépend des périodes de l’année.

Méthode de gestion ABC

Vous aurez probablement des produits qui sont plus populaires ou plus précieux que d’autres. Une astuce de gestion des stocks est connue sous le nom de méthode de gestion ABC.

Il s’agit de classer les stocks dans différentes catégories en fonction de leur importance, ou du montant des recettes qu’elles rapportent. La lettre « A » correspond aux produits les plus demandés et la lettre « C » aux produits à faible rotation.

Au début, ce processus peut prendre beaucoup de temps. En fin de compte, cependant, cela permettra une meilleure gestion à long terme. Il vous permet également d’accorder une plus grande attention aux articles les plus rentables et peut également vous aider en matière de marketing et de promotions aussi – comme les offres proposées en collaboration avec Groupon.

Méthode « Juste à temps » (JAT)

La méthode de gestion des stocks « juste à temps » consiste à conserver le niveau de stock le plus bas possible pour répondre à la demande des clients. Vous ne vous réapprovisionnez que lorsque ces chiffres sont bas, plutôt que de commander à l’avance.

Il s’agit d’une méthode risquée qui demande beaucoup de planification, mais qui convient bien à ceux qui n’ont pas beaucoup d’espace pour leur stock. Des fournisseurs fiables sont essentiels pour que cela fonctionne correctement, mais cela peut aider à économiser des coûts et de l’argent car cela limite la quantité de « stock mort » que vous aurez.

Logiciel de gestion des stocks

La technologie peut apporter de nombreuses solutions utiles et pratiques aux petites entreprises, et vous décharger des tâches administratives difficiles. Les logiciels de gestion des stocks ne font pas exception.

Vous pouvez trouver des guides en ligne avec les options les plus récentes et les plus adaptées à votre entreprise². Voici certains avantages souvent inclus :

Signaler quand les articles doivent être réapprovisionnés
Réduire le risque d’erreur humaine
Intégration avec votre logiciel de comptabilité
Faciliter la collecte des données
Prévenir les ruptures de stock ou les stocks excédentaires
Un aperçu de l’inventaire accessible sur n’importe quel appareil
Des prévisions plus précises
Améliorer l’organisation entre les départements – de l’entrepôt à l’atelier.

Cela vous aidera à prévoir les produits qui fonctionnent bien et à suivre les dates de péremption des denrées périssables.

Comme pour tout système informatique, vous devez vous méfier des pannes de système. Sauvegardez régulièrement vos données pour vous assurer que ce n’est pas un problème. Vous devez également être vigilant face aux tentatives de piratage des données de votre entreprise.

Protégez-vous en mettant à jour vos pare-feu et vos logiciels antivirus, ainsi qu’en prenant connaissance des conseils généraux de cybersécurité..

Vous devrez toujours trier le stock et saisir les données. Mais le fait d’avoir les choses sur un ordinateur facilite grandement l’organisation de la gestion des stocks de votre petite entreprise.

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